Rapat Koordinasi Penyusunan Tata Naskah Pada Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Gianyar
Tata naskah dinas sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Penulisan surat pada organisasi merupakan bagian dari tata naskah dinas di lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya.
Untuk penyamaan pemahaman dan saling bertukar informasi mengenai tata naskah dinas, Sub Bagian Hukum KPU Kabupaten Gianyar mengadakan rapat koordinasi dengan Bagian Hukum Setda Gianyar mengenai penyusunan tata naskah pada hari Kamis ,18/6/15 bertempat di kantor KPU Kabupaten Gianyar Jl. Jata Gianyar. Rapat dibuka oleh Sekretaris KPU Gianyar Pande Putu Sunarta, SH.,MM dan dihadiri oleh Komisioner KPU Gianyar, Kasubag dan Staf KPU gianyar tersebut berlangsung mulai pukul 09.30 WITA. Sementara itu dari Setda Gianyar dihadiri oleh Kasubag Peraturan dan Perundangan Setda Gianyar, I Made Guna Ambara.
Beberapa kendala dalam pembuatan Surat Keputusan (SK) berkaca dari pelaksanaan Pilkada yang lalu, terutama menyangkut SK PPK, PPS masih terjadi revisi beberapa kali selama proses pembuatannya. Menurut Nyoman Antara, SH.MM sekaligus Kasubag Hukum KPU Gianyar beberapa permasalahannya antara lain kurang tepatnya penggunaan huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk rincian yang tidak sesuai dengan informasinya, dll. Untuk itulah dirasa perlu diadakan rapat koordinasi ini dengan Setda Gianyar sehingga didapat satu pemahaman sehingga hal tersebut tidak terulang lagi terutama saat Pilkada serentak di Gianyar nanti.
Tata naskah dDinas KPU sendiri telah diatur dalam Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) No 4 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum beserta perubahannya yaitu PKPU NO 43 Tahun 2009. Sementara itu menurut I Made Guna Ambara pemerintah daerah mengacu pada Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan dan Permendagri No 1 Tahun 2014.
Rapat yang berlangsung hingga siang ini diisi dengan tanya jawab seputar format penyusunan SK dan beberapa permasalahan umum yang ditemukan dalam penyusunan suatu SK. Selain diperlukan ketelitian dan kecermatan dalam peyusunan SK, pemanfaatan teknologi informasi seperti internet wajib dilakukan agar bisa up to date mengetahui peraturan-peraturan baru. Jika semua itu telah dilakukan, dengan mengikuti ketentuan yang sudah diatur dalam PKPU maupun peraturan perundang-undangan lainnya yang mengatur tata naskah dinas, maka ke depannya permasalahan dalam penyusunan SK maupun kesalahan-kesalahan yang penulisan format dapat dihindari.
Rapat ditutup oleh Ketua KPU Gianyar AA Gde Putra dengan himbauan agar ke depannya setiap staf memahami dengan baik konsep penyusunan tata naskah dinas baik berupa surat biasa maupun SK demi kelancaran kegiatan instansi baik untuk kegiatan kepemiluan maupun kegiatan rutin sekretariat. (kri)
